De bouwdossiers van de gemeente Zutphen uit de periode 1990 tot 2010 zijn allemaal gedigitaliseerd. Dat betekent dat iedereen nu vanuit zijn eigen stoel de bouwvergunningen en tekeningen kan opvragen in het E-loket op www.erfgoedcentrumzutphen.nl.

De periode 1990-2010 beslaat een flink archief, van 170 meter. Hierin vind je alle bouwvergunningen die in die periode in Zutphen zijn afgegeven. En dat zijn er nogal wat. Omdat het actuele bouwvergunningen zijn, wordt dit deel van het archief het meest geraadpleegd. In deze periode werd bijvoorbeeld een groot deel van de nieuwbouwwijk Leesten gebouwd, kreeg Zutphen een nieuw ziekenhuis (22 archiefdozen), werden er woningen ontwikkeld op onder meer het voormalige National Starch & Chemical-terrein (het Hoornwerk) en woontorens gebouwd aan de Verdistraat.

Vorig jaar werden deze dossiers overgebracht van het stadhuis naar het Regionaal Archief Zutphen aan de Spiegelstraat en zijn ze een voor een gedigitaliseerd. Ze konden worden gescand na een voorbewerking. Die is nodig om ze eerst op te schonen. “We hebben 25 procent weggegooid aan dubbelen, kopieën en stukken die je niet hoeft te bewaren”, legt Niels Komen, beleidsmedeweker documentair informatiebeheer bij de gemeente Zutphen, uit.

Efficiënt en toegankelijk

Het resultaat is een efficiënt en goed toegankelijk archief. “Vijftig procent van de vragen tot inzage van archiefstukken gaat over bouwvergunningen. Nu ze gedigitaliseerd zijn, hoeft niemand meer aan de originele stukken te zitten. Moest je tot nu toe naar het archief aan de Spiegelstraat komen om het dossier in te zien, nu kan iedereen dat via het E-loket op de erfgoedportal doen. Ambtenaren van de gemeente Zutphen en Tribuut hebben zelfs rechtstreeks inzage in de vergunningen. Bijkomend voordeel is dat daar nu ook geen kosten meer aan verbonden zijn. Eerder werd een onkostenvergoeding van 8,80 euro voor een kopie van een bouwtekening gevraagd. Het is daarom nu heel eenvoudig om de vergunningen in te zien.”

SROI

Er is met ongeveer tien mensen aan de digitalisering gewerkt. Het scanwerk wordt uitgevoerd door mensen die uit een uitkeringssituatie komen en via GelreWerkt! aan de slag zijn gegaan. “We wilden voor een zo hoog mogelijke social return on investment (SROI) gaan, daarmee zijn zij en wij geholpen”, aldus Komen. Voorlopig gaan zij door met de digitalisering: er zijn nog meer ‘blokken’ die gedigitaliseerd moeten worden: 1945-1970 en 1971-1989 van de gemeente Zutphen en 1936-2004 van de voormalige gemeente Warnsveld. Met 1971-1989 is al een begin gemaakt. Komen: “Dat gaat weer wat sneller, want dat zijn dunnere dossiers. Hoe recenter de vergunning, hoe meer informatie gevraagd wordt, zoals constructieberekeningen. De verwachting is dat we in mei 2021 helemaal klaar zijn en alles digitaal te raadplegen is.”

%d bloggers liken dit: